Prowadzenie dokumentacji pracowniczej wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Dlatego też praca z tym związana wymusza od pracowników działu kadr zdeterminowania, sumienności oraz zaangażowania. Do ich zadań należy między innymi segregowanie i kategoryzowanie dokumentów. A jak możemy samemu się domyślić, tradycyjne zarządzanie takimi papierami może stać się z czasem bardzo uciążliwe. Alternatywnym rozwiązaniem, które znacznie ułatwi wykonywanie pracy związanej z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, jest e-teczka. Sprawdź, czym jest ta platforma i jakich korzyści można spodziewać się z jej wdrożenia.
Co to jest e-teczka?
E-teczka to jedno z rozwiązań, które w ostatnim czasie jest coraz częściej wykorzystywane przez różnego rodzaju przedsiębiorstwa. A to dlatego, że pomaga ono w znacznym stopniu rozwiązać problemy związane z obsługą dokumentów pracowniczych w wersji papierowej, których przybywa wraz z ilością zatrudnionych osób. E-teczka pracownika lub e-teczka klienta to rozwiązanie, które poleca się w szczególności takim przedsiębiorstwom, w których liczba pracowników lub klientów jest naprawdę bardzo duża. Mówiąc w skrócie, to e-teczka jest platformą, na której umieszcza się wszelkie informacje na temat danego pracownika czy klienta, a później dostarcza się je odpowiednim osobom z działu kadr.
Jakie można mieć korzyści ze wdrożenia rozwiązania e-teczki?
Korzyści wynikających ze wdrożenia e-teczki może być wiele. Jednak do tych najistotniejszych, o których należy wspomnieć będą:
- odciążenie pracowników z działu kadr od żmudnego wykonywania obowiązków związanych z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą;
- zgodność z przepisami RODO;
- większe bezpieczeństwo przechowywania dokumentów;
- dostęp do dokumentów w jednym miejscu;
- wygodna praca z dokumentami oraz łatwy i szybki dostęp do nich;
- redukcja kosztów związana z oszczędzaniem na druku i brakiem tradycyjnej archiwizacji dokumentów;
- łatwość dodawania nowych dokumentów do e-teczki pracownika lub do e-teczki klienta.